Champagner- und Weintastings, Ski-Trips in die Schweiz und Bulli-Touren durch Berlin – you name it, we made it! Wir hatten das Glück schon einige großartige Events für unsere Kunden organisieren zu dürfen – und dabei haben wir einiges gelernt! Wer also in Zukunft vorhat einen Event zu organisieren, sei es der 80. Geburtstag von Oma Anneliese oder die nächste glamouröse VIP-Party zum Finale des Bachelors: Hier haben wir fünf hilfreiche Dos und Don‘ts, die ihr bei eurem Event beachten solltet.
Wir können es nicht oft genug sagen: Fangt frühzeitig an. Gute Events brauchen Vorlauf – ein schlüssiges Konzept muss entwickelt, Dienstleister engagiert und Gäste eingeladen werden… Das erfordert einiges an Organisation. Je später die Planung beginnt, desto stressiger wird es und Stress führt zu Fehlern. Häufig kommt es außerdem zu Abstrichen, sei es, dass der favorisierte Influencer schon verplant ist oder der Top-Caterer bereits für ein anders Event an den Start geht.
Es kommt immer anders, als man denkt. Seid auf alle Wahrscheinlichkeiten vorbereitet, um flexibel agieren zu können. Das Wetter kann sich ändern, Teilnehmer sagen ab und Mitarbeiter fallen krankheitsbedingt aus. Hier gilt vor allem eins: Bewahrt einen kühlen Kopf. Im besten Fall habt ihr euch im Vorfeld schon Plan-B-Lösungen überlegt.
Alles steht und fällt mit der Location. Informiert euch vorher genau über die Gegebenheiten vor Ort. Wo sind die Steckdosen? Gibt es eine Gastro-Spülmaschine und wie sieht es mit dem technischen Equipment aus? Alles Fragen, die ihr nicht erst am Veranstaltungstag haben solltet. Achtet außerdem darauf, dass die Location Last-Minute-Szenarien zulässt, z.B. bei Regen die Möglichkeit sich drinnen aufzuhalten.
Definiert genau, wer für welchen Teil im Eventablauf verantwortlich ist. Wer spricht wann? Wer fungiert als Gastgeber? Wer moderiert das Ganze? (übrigens nie derjenige, der hauptverantwortlich für den Eventablauf ist). Am besten, es bekommen alle Beteiligten vorab einen Ablaufplan, in dem Verantwortlichkeiten und Timings schriftlich festgehalten werden.
Setzt auf die nötige Manpower. Es wird gerne unterschätzt, wie viel Zeit tatsächlich für die Organisation eines Events benötigt wird, daher unser Rat: Plant den Personaleinsatz nicht zu knapp. Falls zeitlich möglich, organisiert vorab ein „Kick-Off-Meeting“ mit allen Beteiligten. Der Abstimmungsprozess läuft hinterher fließender, wenn sich das Team bereits kennt. Am Ende steht und fällt aber alles mit den richtigen Leuten – ohne ein motiviertes und engagiertes Team lässt sich auch die beste Eventidee nicht stemmen.
Material und Ware von A nach B schaffen, Auf- und Abbau am Event-Tag, der sowieso immer länger dauert als angenommen. Die Logistik ist mit einem riesigen Aufwand verbunden, der oft unterschätzt wird. Macht euch im Vorfeld genau Gedanken über die logistische Organisation und plant genug Mitarbeiter ein. Noch ein Tipp: Bucht rechtzeitig die Unterbringung des Teams und checkt frühzeitig, ob im Event-Zeitraum große Veranstaltungen in der Stadt sind. Das macht es schwieriger für Gäste und Team Hotelzimmer zu finden, da vieles bereits ausgebucht oder sehr teuer ist.
Ein gut organisiertes Programm ist top – die Unterbringung von zu vielen Programmpunkte in einem zu straffen Zeitplan sorgt aber für Stress und ist ein Stimmungskiller für die Teilnehmer. Besonders, wenn bei einem Event mehrmals die Orte gewechselt werden, kommt es häufig zu Verzögerungen, die nicht beeinflussbar sind (z.B. Verkehr). Deshalb vorab schon mit genug zeitlichem Puffer planen. Auch am Veranstaltungstag genügend Zeit einplanen, um noch einmal alle Punkte in Ruhe durchzugehen.
Darauf hoffen, dass die richtigen Gäste „schon irgendwie“ zu eurem Event kommen werden, geht nach hinten los. Überlegt genau, welche Zielgruppe(n) durch das Event angesprochen werden sollen. Auch das Programm sollte anhand der Zielgruppe ausgerichtet werden. Obacht: Nicht alle Zielgruppen lassen sich mischen. Die Erwartungen an ein Event können sich stark unterscheiden und müssen anders aufbereitet werden, z.B. ein Presseevent oder ein Influencer-Event.
Auf den Aperitif verzichten, damit am Ende ein paar mehr Euros in der Kasse bleiben? Schwierig, denn tolle Drinks und hochwertiges Essen sorgen für gute Stimmung und glückliche Gäste. Am Catering zu sparen ist der falsche Weg. Fakt ist: Manchmal müssen Kosten gesenkt werden – es sollte aber nicht am falschen Ende gespart werden. Behaltet immer das Budget im Blick. Es kann Sinn machen im Vorfeld eine Liste mit allen Elementen zu erstellen, die unverzichtbar für eine gelungene Umsetzung sind. Diese müssen dann auf jeden Fall innerhalb des Budgets untergebracht werden.
Nicht auf allen Hochzeiten gleichzeitig tanzen. Wenn ihr kein professioneller Koch, DJ und Dekorateur in einem seid, versucht lieber nicht, alles selbst zu machen. Setzt auf professionelle Dienstleister, die detailliert gebrieft werden – so gebt ihr Arbeit ab und könnt euch auf den reibungslosen Ablauf des Events konzentrieren.
Wir wünschen euch viel Erfolg bei eurem Event. Was wir als PR-Agentur neben Event-Organisation noch alles machen, findet ihr unter Leistungen.